Archivage mail entreprise

L'archivage des e-mails d'une entreprise est une pratique importante pour conserver les communications électroniques et les documents électroniques (DÉ) de manière sécurisée et durable. Voici quelques éléments à prendre en compte pour mettre en place un système d'archivage des e-mails d'une entreprise :

Objectifs

• Conserver les e-mails pour des périodes de temps définies (par exemple, 5 ans, 10 ans, etc.)
• Protéger les e-mails contre la perte, la corruption ou la suppression accidentelle
• Faciliter la recherche et la consultation des e-mails
• Respecter les réglementations et les lois applicables (par exemple, la loi sur la conservation des documents électroniques en France)

Méthodes d'archivage

• Archivage local : stocker les e-mails sur des serveurs ou des disques durs de l'entreprise
• Archivage en cloud : stocker les e-mails sur des serveurs de cloud computing (par exemple, Microsoft 365, Google Workspace, etc.)
• Archivage hybride : combiner les deux méthodes ci-dessus

Critères de sélection

• Importance du contenu de l'e-mail (par exemple, e-mails de gestion, e-mails de commerce, etc.)
• Durée de conservation souhaitée
• Réglementations et lois applicables

Procédure d'archivage

1. Sélectionner les e-mails à archiver
2. Les extraire du système de messagerie (par exemple, Microsoft Exchange, Gmail, etc.)
3. Les stocker dans un système d'archivage (par exemple, un serveur, un disque dur, un cloud computing, etc.)
4. Les indexer et les annoter pour faciliter la recherche
5. Les protéger contre la perte, la corruption ou la suppression accidentelle

Sécurité

• Utiliser des mots de passe forts et des autorisations de sécurité pour protéger les e-mails archivées
• Utiliser des systèmes de sécurité de niveau entreprise (par exemple, firewalls, antivirus, etc.)
• Mettre en place des politiques de sécurité pour les employés

Réglementations et lois

• La loi sur la conservation des documents électroniques en France (article L. 122-1 du Code de la propriété intellectuelle)
• La directive européenne sur la conservation des documents électroniques (2003/98/CE)
• Les réglementations de sécurité des données personnelles (par exemple, GDPR en Europe)

Exemples de logiciels d'archivage

• Microsoft 365 (Exchange Online Archiving)
• Google Workspace (Google Vault)
• Symantec Enterprise Vault
• Veritas Enterprise Vault
• OpenText Archiving

Il est important de noter que l'archivage des e-mails d'une entreprise nécessite une planification soignée, une mise en place de procédures claires et une sécurité renforcée pour protéger les données sensibles. Il est recommandé de consulter des experts en la matière pour déterminer les besoins spécifiques de votre entreprise.