Comment ecrire un mail pour envoyer un document
Voici quelques étapes à suivre pour écrire un e-mail pour envoyer un document :
- Objet : Commencez par donner un objet clair et précis à votre e-mail, qui décrit le contenu du document que vous envoyez. Par exemple : "Envoi du rapport trimestriel 2023".
- Salutation : Commencez votre e-mail par une salutation polie, comme "Bonjour" ou "Cher(e)".
- Introduction : Faites une brève introduction pour expliquer pourquoi vous envoyez le document. Par exemple : "Je vous envoie ci-joint le rapport trimestriel 2023, qui résume les activités et les résultats de notre équipe pendant les trois derniers mois".
- Description du document : Faites une brève description du document que vous envoyez, pour aider le destinataire à comprendre son contenu. Par exemple : "Ce rapport contient des informations sur les objectifs atteints, les défis rencontrés et les perspectives pour les mois à venir".
- Instructions pour l'ouverture du document : Si le document est protégé par un mot de passe ou nécessite une application spécifique pour être ouvert, indiquez les instructions pour l'ouverture du document. Par exemple : "Pour ouvrir ce rapport, veuillez télécharger l'application Adobe Acrobat Reader si vous ne l'avez pas déjà".
- Conclusion : Terminez votre e-mail par une conclusion briève, qui résume l'objet de votre e-mail et encourage le destinataire à contacter vous si ils ont des questions ou des remarques. Par exemple : "Si vous avez des questions ou des remarques sur ce rapport, n'hésitez pas à me contacter".
- Signature : Terminez votre e-mail par votre signature, qui inclut votre nom, votre prénom et votre adresse e-mail.
Voici un exemple d'e-mail pour envoyer un document :
Objet : Envoi du rapport trimestriel 2023
Bonjour,
Je vous envoie ci-joint le rapport trimestriel 2023, qui résume les activités et les résultats de notre équipe pendant les trois derniers mois. Ce rapport contient des informations sur les objectifs atteints, les défis rencontrés et les perspectives pour les mois à venir.
Pour ouvrir ce rapport, veuillez télécharger l'application Adobe Acrobat Reader si vous ne l'avez pas déjà.
Si vous avez des questions ou des remarques sur ce rapport, n'hésitez pas à me contacter.
Cordialement, [Votre nom]
Envoi du document : [Nom du fichier]