Comment ecrire un mail situation initiale
Lorsque vous écrivez un e-mail pour présenter une situation initiale, il est important de suivre certaines étapes pour être clair et efficace. Voici quelques conseils pour vous aider à écrire un e-mail situation initiale :
- Objet clair et précis : Commencez par un objet qui résume la situation initiale. Il doit être court, concis et précis.
- Introduction concise : Commencez votre e-mail par une introduction qui présente brièvement la situation initiale. Il est important de donner un contexte rapide pour aider le destinataire à comprendre la situation.
- Description détaillée : Présentez la situation initiale en détail, en utilisant des phrases concises et claires. Essayez de rester objectif et évitez les jugements de valeur.
- Facts et chiffres : Si possible, incluez des faits et des chiffres pour renforcer votre argumentation et donner une idée de l'ampleur de la situation.
- Objectifs et attentes : Définissez clairement les objectifs que vous souhaitez atteindre et les attentes que vous avez envers le destinataire.
- Conclusion concise : Terminez votre e-mail par une conclusion concise qui résume la situation initiale et les objectifs que vous avez définis.
- Signatures appropriées : Terminez votre e-mail par une signature appropriée, avec vos coordonnées et votre nom.
Voici un exemple d'e-mail situation initiale :
Objet : Situation initiale : Problème de livraison de marchandises
Bonjour [Nom du destinataire],
Je vous écris pour vous présenter une situation initiale concernant la livraison de marchandises. Nous avons reçu un lot de produits endommagés qui ne correspondent pas à la commande initiale. Les marchandises ont été livrées le [date de livraison] et nous avons vérifié que les produits sont endommagés.
Voici les détails de la situation :
- Le lot de marchandises comprend [nombre] de produits endommagés.
- Les produits sont [description des dommages].
- Nous avons déjà [nombre] de clients qui ont signalé des problèmes similaires.
Nous sommes préoccupés par cette situation et nous aimerions discuter de la façon dont nous pouvons résoudre ce problème. Nous sommes prêts à travailler ensemble pour trouver une solution qui satisfasse les deux parties.
Je vous serais reconnaissant si vous pouviez me contacter pour discuter de cette situation initiale.
Cordialement,
[Votre nom]
En résumé, pour écrire un e-mail situation initiale, il est important de :
- Avoir un objet clair et précis
- Présenter la situation initiale de manière concise et objective
- Inclure des faits et des chiffres pour renforcer votre argumentation
- Définir clairement les objectifs et les attentes
- Terminer par une conclusion concise et une signature appropriée.