Cách gửi mail merge
Mail merge là một chức năng trong Microsoft Word cho phép bạn tạo ra nhiều bản sao của một tài liệu với các thông tin khác nhau. Dưới đây là cách gửi mail merge:
Bước 1: Tạo danh sách dữ liệu
Trước tiên, bạn cần tạo một danh sách dữ liệu bao gồm các thông tin cần được thay đổi trong tài liệu mail merge. Bạn có thể tạo danh sách này bằng cách sử dụng Microsoft Excel, Access, hoặc bất kỳ chương trình nào khác.
Bước 2: Tạo tài liệu mail merge
Mở Microsoft Word và tạo một tài liệu mới. Nhấn vào "Insert" > "Quick Parts" > "Mail Merge" để mở cửa sổ "Mail Merge".
Bước 3: Chọn loại tài liệu
Chọn loại tài liệu bạn muốn tạo, chẳng hạn như "Letters" (báo cáo), "Envelopes" (hộp thư), "Labels" (đánh dấu), v.v.
Bước 4: Chọn danh sách dữ liệu
Chọn danh sách dữ liệu bạn đã tạo trong bước 1. Bạn có thể chọn file Excel, Access, hoặc bất kỳ file nào khác.
Bước 5: Chọn trường dữ liệu
Chọn các trường dữ liệu bạn muốn sử dụng trong tài liệu mail merge. Bạn có thể chọn các trường như tên, địa chỉ, số điện thoại, v.v.
Bước 6: Tạo tài liệu mail merge
Click vào "OK" để tạo tài liệu mail merge. Microsoft Word sẽ tạo ra một tài liệu mới với các thông tin được thay đổi từ danh sách dữ liệu.
Bước 7: In tài liệu mail merge
Bạn có thể in tài liệu mail merge bằng cách nhấn vào "File" > "Print" hoặc sử dụng chức năng in của Microsoft Word.
Bước 8: Gửi tài liệu mail merge
Bạn có thể gửi tài liệu mail merge qua email, fax, hoặc bất kỳ phương thức nào khác.
Tips
- Bạn có thể sử dụng các chức năng khác của Microsoft Word, chẳng hạn như "Format" và "Style", để tùy chỉnh tài liệu mail merge.
- Bạn có thể sử dụng các công cụ khác, chẳng hạn như "Mail Merge Manager", để quản lý và tùy chỉnh tài liệu mail merge.
- Bạn có thể sử dụng các file khác, chẳng hạn như "XML" và "JSON", để tạo ra tài liệu mail merge.
Hy vọng các bước trên sẽ giúp bạn gửi mail merge thành công!